Uutiskirjeen tekeminen: näin syntyy ensimmäinen uutiskirje

Uutiskirje on sähköpostiviesti, joka lähetetään säännöllisesti ihmisille, jotka ovat antaneet siihen luvan: asiakkaille, jäsenille tai tilaajille. Ensimmäinen uutiskirje syntyy muutamassa vaiheessa: päätetään, kenelle ja miksi viesti lähetetään, kootaan vastaanottajat, kirjoitetaan yksi selkeä pääasia, rakennetaan viesti valmiin pohjan päälle, lähetetään testiviesti ja seurataan tuloksia. Tässä kirjoituksessa vaiheet käydään läpi järjestyksessä.

Mitä varten uutiskirje tehdään?

Hyvä uutiskirje palvelee sekä lähettäjää että lukijaa. Pienyrityksellä tarkoitus voi olla uusien tuotteiden tai tarjousten kertominen, yhdistyksellä tapahtumista ja päätöksistä tiedottaminen, freelancerilla asiantuntemuksen näyttäminen ja yhteydenpito asiakkaisiin.

Tarkoitus kannattaa kirjoittaa auki yhdellä lauseella ennen ensimmäistäkään viestiä, esimerkiksi "kerromme kerran kuussa uusista tuotteista ja tapahtumista". Sama lause auttaa myöhemmin päättämään, mitä viestiin otetaan ja mitä jätetään pois.

Mailaa-palvelua käyttää muun muassa useampi yhdistys, jotka hoitavat tiedottamisen sähköpostin välityksellä.

Kenelle uutiskirje saa lähteä?

Uutiskirje lähetetään vain ihmisille, joilta on saatu lupa. Käytännössä vastaanottajat tulevat tilauslomakkeelta, asiakassuhteen kautta tai jäsenrekisteristä, ja jokaisessa viestissä on oltava linkki, jolla tilauksen voi perua.

Tavanomainen yhdistyksen jäsenviestintä ei vaadi suostumusta, mutta esimerkiksi suoramarkkinointi yksityishenkilölle vaatii suostumuksen.

Vastaanottajat kootaan listalle. Valmiit osoitteet voidaan tuoda CSV-tiedostosta tai liittää kerralla, ja uusia tilaajia saadaan verkkosivujen tilauslomakkeella. Mailaassa vastaanottajien lisääminen on kuvattu käyttöohjeen vastaanottajaosiossa.

Lista kannattaa pitää siistinä alusta asti. Vanha, vuosia käyttämätön osoitelista tuottaa palautuvia viestejä ja roskapostiraportteja, jotka heikentävät kaikkien viestien perillemenoa.

Mitä uutiskirjeeseen kirjoitetaan?

Uutiskirjeen sisältö toimii parhaiten, kun yhdellä viestillä on yksi pääasia. Lukija avaa viestin otsikon perusteella ja silmäilee sisällön nopeasti, joten tärkein asia sijoitetaan ylös.

• Otsikko eli aihe kertoo, mitä viestissä on. "Lokakuun uutiset" on epämääräinen, "Syysmenu on täällä ja lauantaina brunssi" kertoo sisällön.
• Lähettäjän nimi on nimi, jonka lukija tunnistaa: yrityksen tai yhdistyksen nimi, tai henkilön nimi ja organisaatio.
• Kappaleet ovat lyhyitä, yksi ajatus kerrallaan. Pitkät tekstit sopivat paremmin verkkosivuille, ja uutiskirjeestä linkitetään niihin.
• Yksi pääpainike kertoo, mitä lukijan toivotaan tekevän: lukevan lisää, ilmoittautuvan tai varaavan ajan. Useampi yhtä näkyvä painike hajauttaa huomion.
• Kuvat valitaan sen mukaan, kertovatko ne jotain. Kuvituskuva ilman tehtävää vie tilaa itse asialta.

Otsikossa kannattaa olla jokin kiinnostava ja vastaanottajan uteliaisuuden herättävä asia.

Millainen on hyvän uutiskirjeen rakenne?

Useimmat uutiskirjeet noudattavat samaa runkoa, koska lukijat tuntevat sen:

1. Yläosa, jossa on logo tai lähettäjän nimi.
2. Pääjuttu: otsikko, pari kappaletta ja painike.
3. Muutama lyhyt nosto, esimerkiksi tuleva tapahtuma tai uusi tuote, kukin parilla lauseella.
4. Lopetus ja allekirjoitus, joka tekee viestistä henkilökohtaisemman.
5. Alatunniste, jossa on lähettäjän tiedot ja tilauksen peruminen. Myös somekanavien linkit sopivat tähän.

Rakenne kannattaa pitää samana viestistä toiseen. Kun lukija tietää, mistä mitäkin löytyy, viestin silmäily on nopeaa.

Mailaan valmis pohja Esimerkkilähetys noudattaa tätä rakennetta: siinä on pääjuttu painikkeineen, kaksi lyhyttä nostoa kuvineen, allekirjoitus ja alatunniste lähettäjän tietoineen. Pohjan tekstit on kirjoitettu ohjeiksi, jotka korvataan omalla sisällöllä.

Miksi ulkoasun kannattaa olla yhtenäinen?

Yhtenäinen ulkoasu tekee uutiskirjeestä tunnistettavan jo ennen kuin tekstiä on luettu. Samat fontit, värit ja logo kuin verkkosivuilla kertovat lukijalle, keneltä viesti tulee.

Ulkoasua ei tarvitse rakentaa joka viestiin erikseen. Mailaassa fontit, värit ja logo tallennetaan kerran Asetusten Brändi-välilehdelle, minkä jälkeen lähetysten listalla on pohja Esimerkkilähetys brändilläsi, ja viestiin lisätyt uudet osiot saavat valmiiksi samat tyylit. Brändin tekeminen on kuvattu käyttöohjeessa.

Miten viesti rakennetaan käytännössä?

Uutiskirjeen tekeminen ei vaadi koodaamista. Nykyaikaiset editorit toimivat raahaamalla: otsikot, tekstit, kuvat ja painikkeet lisätään valikosta ja niitä muokataan klikkaamalla.

Mailaassa lähetys luodaan joko valmiista pohjasta tai tyhjästä. Editorissa uudet osiot raahataan oikeasta reunasta, ja tekstiä, kuvaa tai painiketta muokataan klikkaamalla sitä. Vaiheet on kuvattu lähetyksen luonnin ja muokkauksen ohjeissa.

Ennen kuin viestiä aletaan muokata, kannattaa varmistaa kaksi asiaa:

• Kuvat ovat oikean kokoisia eivätkä liian raskaita, jotta viesti latautuu nopeasti myös puhelimessa.
• Painikkeiden ja linkkien osoitteet ovat oikeat. Pohjan esimerkkilinkit vaihdetaan omiin.

Kuinka usein ja milloin uutiskirje lähetetään?

Yleispätevää oikeaa tiheyttä ei ole. Tärkeämpää kuin tiheys on säännöllisyys ja se, että jokaisessa viestissä on jotain kerrottavaa. Kuukausittainen uutiskirje on monelle pienyritykselle ja yhdistykselle realistinen tahti, jota jaksaa ylläpitää.

Myöskään lähetysajankohdasta ei kannata tehdä päätöstä yleisten vinkkien perusteella, koska oma yleisö ratkaisee. Lähetysaikaa kannattaa kokeilla ja seurata omia tuloksia. Mailaan analytiikassa on taulukko, joka näyttää tulokset viikonpäivän ja lähetysajan mukaan, joten muutaman lähetyksen jälkeen omasta yleisöstä alkaa näkyä suuntaa.

Lähetyksen voi lähettää heti tai ajastaa myöhemmäksi. Ajastus on hyödyllinen, kun viesti tehdään valmiiksi edellisenä päivänä.

Miksi testiviesti lähetetään aina ensin?

Testiviesti näyttää, miltä uutiskirje näyttää oikeassa sähköpostiohjelmassa. Editorin esikatselu on hyvä apu, mutta vasta omaan postilaatikkoon tullut viesti paljastaa esimerkiksi rikkinäisen linkin, liian suuren kuvan tai puhelimella hankalasti luettavan rakenteen.

Testiviesti kannattaa avata sekä tietokoneella että puhelimella ja käydä linkit läpi. Mailaassa testiviesti on pakollinen: lähetyksen voi aktivoida vasta, kun testiviesti on lähetetty.

Miten tuloksia seurataan?

Lähetyksen jälkeen seurataan kolmea lukua:

• Avaukset kertovat suuntaa siitä, kiinnostiko aihe. Lukuun suhtaudutaan varauksella, koska osa sähköpostiohjelmista lataa viestien kuvat automaattisesti yksityisyyden suojaamiseksi, jolloin avaus voi näkyä, vaikka viestiä ei olisi luettu.
• Klikkaukset ovat luotettavampi mittari: ne kertovat, mikä sisältö sai lukijan toimimaan.
• Tilausten perumiset kertovat, jos sisältö tai tahti ei vastaa lukijoiden odotuksia. Muutama peruminen lähetyksen jälkeen on tavallista. Jos niitä tulee jatkuvasti paljon, sisältöä tai tiheyttä kannattaa miettiä uudelleen.

Yksittäisestä lähetyksestä ei kannata vetää suuria johtopäätöksiä. Suunta näkyy, kun lukuja verrataan useamman lähetyksen yli.

Tarkistuslista ennen lähetystä

• Aihe kertoo, mitä viestissä on.
• Lähettäjän nimi on tunnistettava.
• Viestissä on yksi pääasia ja yksi pääpainike.
• Pohjan ohjetekstit ja esimerkkilinkit on vaihdettu omiin.
• Alatunnisteessa on lähettäjän tiedot ja tilauksen peruminen.
• Vastaanottajalista on oikea, ja kaikilta on lupa.
• Testiviesti on avattu tietokoneella ja puhelimella.

Yhteenveto

Ensimmäinen uutiskirje syntyy, kun tarkoitus on selvä, vastaanottajilta on lupa ja viestissä on yksi asia, jonka lukija ymmärtää yhdellä silmäyksellä. Valmis pohja ja yhtenäinen ulkoasu säästävät aikaa, testiviesti estää virheet ja omat tulokset kertovat, mihin suuntaan seuraavaa viestiä kehitetään.

Vertailu uutiskirjeen lähettämiseen sopivista palveluista löytyy sivulta uutiskirjepalvelun valinta, ja ilmaisversioiden erot kirjoituksesta ilmainen uutiskirjeohjelma.